تطبيقا للمادة 21 من القرار الوزاري المشترك المؤرخ في 08 رجب عام 1425 ه الموافق ل:24 أوت سنة 2004 .والذي يحدد التنظيم الإداري لمديرية الجامعة والكلية والمعهد وملحقة الجامعة ومصالحها المشتركة فإن الهيكل التنظيمي للمكتبة المركزية يتشكل من المصالح التالية:
محافظ المكتبة المركزية :
مهام مديرة المكتبة المركزية:
– تكوين الاصدة الوثائقية ودراسة المجموعات الموكلة اليهم وترتبها وحفظها واقتراح التدابير المتعلقة بإنمائها والسهر على سلامتها.
– اعداد مختلف الوسائل التي تسمح للجمهور للحصول على الاعلام العلمي والتقني.
– اعداد القوائم والجرد مراقبة ضبطها وتحيينها.
– المساهمة في الاعلام العلمي والتقني والمتابعة والاستغلال الدائمين لنشرات المتخصصة.
– تطوير الابحاث والدراسات والتحقيق لا سيما عن الكتاب والمطالعة وتنظيم المكتبات والوثائق.
– المشاركة في أحداث الاعلام العلمي والتقني واعداد بنوك المعطيات.
أمانة المكتبة المركزية
هي تقسيم إداري تتكفل بمهام إدارية بالدرجة الاولى، وهي مرتبطة بكل الوظائف التى تتعلق بالمستندات والوثائق الادارية لتسيير المكتبة.
-تسيير المراسلات الادارية الخاصة بالمكتبة.
-تنظيم مواعيد مقابلة المحافظ المكتبة.
– تنظيم رزنامة الاجتماعات.
– استلام البريد الوارد للمكتبة.
-الاشراف على النشاطات الثقافية والاحتفالية بالمكتبة المركزية.
-المتابعة للملفات الادارية الخاصة بالموارد البشرية بالمكتبة.
– التنسيق بين المكتبة المركزية ومكتبات الكليات وهياكل الجامعة الاخرى.
– التوجيه والاستعلام للمنتسبين والاجانب عن الجامعة.
مصلحة التوجيه
وتهتم هذه المصلحة بتوجيه المستفيدين لاستخدام المكتبة ومرافقتهم في عملية البحث عن المراجع وتضعها تحت تصرفهم، وذلك من خلال توفير كل الظروف الملائمة لهم للمطالعة والبحث، كما تتكفل أيضا بتوفير الاحصائيات والمعلومات عن الرصيد الوثائقي المتداول من طرف القراء. وعلى هذا الأساس يجب أن تظم هذه المصلحة عناصر بشرية لها كفاءة مهنية ومزودين بمعلومات كافية تؤهلهم للإجابة والتوجيه على أي نوع من الاستفسارات أو أي طلب مساعدة، كما أن هذه المصلحة تكون في الواجهة وهي التي تعكس الصورة الحقيقية للمكتبة من حيث قياس درجة الخدمات التي توفرها من حسن استقبال وتوجيه.
وعليه فأن هذه المصلحة تتكفل بـــــ:
مهام رئيس المصلحة:
– ادارة المكتبة بالنيابة عن محافظ المكتبة المركزية (في حالة الانشغال او الغياب).
– تمثيل محافظ المكتبة المركزية في اجتماعات الجامعة (في حالة الانشغال او الغياب).
– تمثيل المحافظ في الملتقيات الوطنية والدولية محليا (في حالة الانشغال او الغياب).
– المصادقة على شهادة براءة الذمة.
– منح تراخيص الاستفادة من خدمات المكتبة المركزية .
– متابعة احتياجات المكتبة من الوسائل.
* المهام الموكلة الى الموظفين التابعين للمصلحة على مستوى المكتبة المركزية.
– تحيين فهارس العناوين المتاحة للإعارة .
– معالجة الرصيد ( ترقيم، دمغ الرصيد بختم نوع الاعارة، تنظيم وترتيب)
– تحيين الجرد وسجلات الجرد السنوي للرصيد الوثائقي المتاح للاعارة.
– متابعة سير عمليات الإعارة الخارجية او الداخلية المفتوحة( إعارة ، استرجاع، تنظيم).
– توجيه و تدريب المستفيدين على البحث الآلي.
-رفع التقارير الى محافظ المكتبة عن سير المصلحة.
مصلحة الاقتناء
هذه المصلحة تتكفل بعملية الاقتناء بداية من عملية الاختيار للكتب وصولا إلى استقبالها وجردها، وعلى هذا الأساس يجب أن يكون دور هذه المصلحة منوط بمتابعة حركة التأليف والنشر من خلال الاطلاع المستمر على ما تقدمه دور النشر من عناوين جديدة تخدم التخصصات الحالية والمستقبلية بالجامعة، اعداد قوائم الكتب المراد اقتنائها كل عام من طرف لجنة تشرف على الاختيار وكذا دراسات طلبات القراء والعمل من خلال الحرص الدائم على تسجيل وجرد المقتنيات الجديدة بصفة منتظمة.
وعليه فإن هذه المصلحة تتكفل بـــــ:
-ضبط شروط إنتقاء العناوين والاقتناء، وفقا لشروط معينة وكذلك مقيدة بحصة ميزانية المكتبة .
-اعداد قوائم عناوين الكتب المراد اقتنائها.
-استقبال الرصيد الوثائقي المقتنى ومراقبته حسب دفتر الشروط او شروط المناقصة.
– ضبط أرقام قوائم الجرد وذلك بتكوين رقم الجرد لكل كتاب على حسب الفاتورة وتاريخ الاقتناء.
-متابعة قوائم الكتب المفقودة.
-استقبال الكتب المهدات.
-رفع التقارير الى محافظ المكتبة عن عملية الاقتناء.
مصلحة المعالجة
وهي المصلحة التي تقوم باقتراح وتنفيذ أنجع السبل لمعالجة الرصيد الوثائقي، وكذا التصنيف اعتمادا على نظام تصنيف علمي وعملي يمكن من استرجاع المعلومات بشكل فعال ليضعها في متناول المستفيدين للإفادة منها.
وعليه فأن هذه المصلحة تتكفل بـــــ:
-جرد ودمغ كل مقتنيات المكتبة (كتب –دوريات-موسوعات…) بختم الجرد الرسمي.
– ضبط قوائم جرد الكتب (المقتنيات-المهدات)
-تصنيف رصيد المقتنيات الجديدة.
-توزيع المقتنيات الجديدة على بنوك الاعارة ومكتبات الكليات.
-تكوين رصيد مكتبات الكليات المبرمجة مستقبلا حسب مخطط الجامعة.
– تكوين الارصدة المسطرة في إطار الاهداء او تدعيم مكتبات خارج الجامعة.
-تحيين سجلات الجرد سنويا لكل الرصيد الوثائقي للمكتبة المركزية ومكتبات الكليات، والكتب المعارة الى مكتبات الاقامات الجامعية .
-تجميع فهارس بنوك وقاعات الاعارة.
-رفع التقارير و الاحصاءات عن عمليات الجرد والتوزيع الى محافظ المكتبة